イベントづくりの５W２H。なんで“それに”決めたのか、理由をはっきり言えますか？

イベントを企画するときに、最もベーシックな骨組みとして、５W２Hがあります。

What（企画タイトル）

Why（企画主旨・目的）

When（日時）

Where（会場）

Who（定員）

How to（当日のプログラム）

How much（参加費）

これらの事項は、本来ならば、全て「目的の達成」という視点から決定されているはずです。

主催者は、「なぜ、定員は○○名なんですか？」という参加者の問いに、筋の通った回答ができなければなりません。

でも、意外とできていなかったりします。

ISPのイベントは、全ての決定事項に対して、理由があります。

全て、説明できます。

“杉並区ワールドカフェ・サロン”を例に、やってみます。

■ Why　…企画主旨・目的

「世代・立場・国籍をこえて杉並区民同士の交流や対話を深め、他者との違いを楽しみ、受け入れる「聴き合いの姿勢」を育む。」

これ以降の事項は、全てこの目的を達成するために選択・決定しています。

■ What　…企画タイトル

杉並区ワールドカフェ・サロン〜もし、杉並区の100人と“ともだち”だったら〜

・杉並区→杉並区に興味・関心・つながりがある人だけに来て欲しい

・ワールドカフェ→ワールドカフェや対話の手法を知っている人に来て欲しい。知らずとも、この横文字に惹かれて来てしまう好奇心の高い人に来て欲しい

・サロン→年長者に来て欲しい

・もし〜だったら→“もし、世界が100人の村だったら”にかけている。これに気付くような社会問題に対して意識を持っている人にきて欲しい。“ともだち”という身近なキーワードを大切にしている人にきて欲しい

■ When　…日時

毎月第４土曜日／日曜日　14:00〜17:00

・毎月→交流や対話は、繰り返さないと身に付かないため

・第４土曜日／日曜日→出来るだけ多くの人の選択肢に上がるようにするため休日を選択

・14:00〜17:00→家族での参加を想定。お昼過ぎにゆっくり出発し、晩ご飯前に帰れる時間帯を選択

■ Where　…会場

・区内の公共施設

→年長者・外国人の参加を想定し、出来るだけ駅から近い、分かりやすい場所を選択

■ Who　…定員

４０名（先着順・新規参加者枠あり）

・４０名→参加者同士が新鮮な気持ちで聴き合える人数であり、かつISPが参加者ときちんと聴き合える人数を選択

・先着順→100とものために時間を作って下さる方を大切にしたい

・新規参加者枠あり→会のマンネリ化を防ぎ、毎回違う人と聴き合える環境をつくるため

■ How to　…当日のプログラム

２部制（１部：体験ワーク　２部：ワールドカフェ）

・１部：体験ワーク→100ともは聴き合いを目的としているので、事前集客の際にテーマを提示せずに集客を行う。そのため、テーマについての関心度合いの差を埋めるために、共通体験を行う。共通体験をベースに、２部のワールドカフェをスタートする

・２部：ワールドカフェ→アイディアの発散を目的とした対話の手法。テーブルの移動やグランドルールの共有など、安心・安全の場で、短い時間にも関わらず多くの参加者と意見交換をすることができるという点で、聴き合いに向いている

■ How much　…参加費

300円

→金銭的理由が参加の障壁になってしまわないようにするため。スタバのコーヒー＋α以上の価値を提供できる

まとめ

もちろん、いきなり計画段階からここまで詰められていたわけではありません。

しかし、理由をもって物事を決めていると、結果にどう向き合えばいいのかがすぐにわかるんです。

成果が出たら、自分の考え方はあっているんだということがわかるので、方向性は維持しつつも更に良くしていこうと、次のステップに進むことができます。

また、成果が出なかったときも、“この考え方”以外の視点から考えてみようと、選択肢から削ることが出来ます。

そのような実践の中で、参加者はどんな人が来ているか、リピート率、会場での反応など、様々な試行錯誤の中で、今の形に落ち着きました。

イベントを作るときも、実施しているときも、常に目的を意識して、より効率的・効果的なイベントとして磨き上げていくという意識が大切です。